Decisione sulla richiesta del 25 settembre 1996 dell'Incaricato federale della protezione dei dati riguardo all'introduzione del sistema di trattamento dei dati del personale dell'Amministrazione federale BV PLUS del 14 agosto 2000
1. In fatto Nella raccomandazione del 4 luglio 1996, l'Incaricato federale della protezione dei dati (IFPD) aveva proposto l'impiego del sistema centralizzato BV PLUS da parte dell'UFPER unicamente per la gestione dei salari. Inoltre, aveva chiesto che fosse istituita una base legale formale e materiale.
Con lettera del 28 agosto 1996 l'UFPER ha respinto questa raccomandazione. Il rifiuto era stato essenzialmente motivato con la mancata dimostrazione che i dati del personale trattati con il sistema BV PLUS meritassero particolare protezione. Di conseguenza, era infondata anche la richiesta relativa alla base legale.
Il 25 settembre 1996 l'IFPD ha deferito la questione al DFF affinché autorizzasse l'elaborazione dei dati personali utilizzati nel sistema BV PLUS soltanto entro i limiti definiti nella sua raccomandazione del 4 luglio 1996.
Il 19 dicembre 1997 il Consiglio federale ha deciso di mettere a punto un sistema di gestione centralizzato con l'impiego del software standard SAP R/3 HR.
Dopo l'incontro con i rappresentanti del DFF del 12 marzo 1998, l'IFPD ha reiterato la sua richiesta, con lettera del 29 aprile 1998, affinché il DFF pubblichi una decisione in merito al BV PLUS. Con lettera del 15 luglio 1998, il DFF ha risposto che non poteva prendere una decisione definitiva sulla questione finché non fosse conclusa l'analisi preliminare del progetto.
Al termine della fase dell'analisi preliminare, nella seduta del 2 novembre 1998 la Commissione del progetto BV PLUS, composta di rappresentanti dei Dipartimenti, si è pronunciata all'unanimità a favore di un sistema di base centralizzato per la gestione del personale («HR-Only») di tutta l'Amministrazione federale.
Il 14 dicembre 1998 il Consiglio federale ha trasmesso al Parlamento il messaggio concernente la legge sul personale federale (LPers; FF 1999 1343). La legge sul personale federale è stata trattata dal Consiglio nazionale durante la sessione autunnale 1999 e dal Consiglio degli Stati in quella invernale dello stesso anno. Le divergenze tra i due Consigli sono state eliminate nel corso della sessione primaverile del 2000 e la legge è stata approvata dal Parlamento il 24 marzo 2000. La nuova legge dovrebbe entrare in vigore al più tardi il 1 ° gennaio 2002.
Il 25 agosto 1999 il Consiglio federale ha trasmesso al Parlamento il
messaggio concernente l'istituzione e l'adeguamento di basi legali per il trattamento di dati personali (FF 1999 7979).
Dal 1° gennaio 2000, il BV PLUS è operativo, a titolo sperimentale, in seno al DFAE, all'UFPER, all'UFMET, al Centro Risorse del DFGP nonché al CGF. Il 1° gennaio 2001 il BV PLUS sarà introdotto in tutta l'Amministrazione generale della 4516
2000-2191
Confederazione (ad eccezione del settore dei PF). BV PLUS sostituirà quindi l'attuale sistema di gestione computerizzata del personale (PERIBU).
2. Considerazioni a. Sistema di base centralizzato Un sistema di base centralizzato copre le funzioni comuni a tutti i settori e i bisogni centrali. I lavori progettuali in corso hanno rivelato che, a causa della sua complessità, il sistema è attuabile soltanto in questa forma e che la soluzione centralizzata dà buoni risultati.
Le esigenze della protezione dei dati concernenti i dati degni di particolare protezione (classe di protezione 3) possono essere soddisfatte solo mediante direttive e controlli centralizzati (principio della limitazione delle autorizzazioni d'accesso).
L'attuazione di nuove direttive legali in virtù della legge sul personale federale deve essere controllata a livello centrale, affinché avvenga in maniera uniforme in tutta l'Amministrazione federale ed entro i brevi termini a disposizione.
Nel corso dell'elaborazione della soluzione centralizzata, si è potuto constatare che solo in questo modo è possibile ottimizzare la gestione delle risorse umane disponibili. Inoltre è soltanto la soluzione scelta che permette di sfruttare tutte le possibilità d'integrazione del prodotto BV PLUS SAP R/3.
Il sistema di base centralizzato permette quindi di: a.
creare un sistema unitario di informazione sul personale, utilizzato allo stesso modo da tutte le unità organizzative dell'Amministrazione generale della Confederazione e in cui ogni persona è registrata solo una volta;
b.
definire le strutture di tutte le unità organizzative dell'Amministrazione generale della Confederazione fino al livello di ogni singolo posto d'organico per la pianificazione dei costi del personale;
c.
mettere a disposizione dei superiori e dei servizi del personale degli Uffici, dei gruppi e dei Dipartimenti, grazie a un efficiente sistema di informazione sul personale, le basi decisionali nella forma di analisi, simulazioni budgetarie e pianificazione dei costi del personale;
d.
garantire il trasferimento diretto del sistema BV PLUS nel sistema di gestione delle finanze e nella contabilità (Integrazione REFICO).
b. Basi legali La legge sul personale federale (testo sottoposto a referendum, nel FF 2000 1985) contiene nell'articolo 27 (trattamento dei dati) una base legale formale su cui poggia il BV PLUS. Il capoverso 2 lettera c di questa disposizione costituisce la base per la gestione dei dati su sistemi automatizzati e l'accesso ai dati mediante procedure di richiamo. Ciò rende possibile un trattamento dei dati personali efficiente e adeguato, che soddisfa sia le esigenze di una moderna gestione del personale sia la protezione della personalità. Le disposizioni d'esecuzione della legge sul personale federale, che entrano in vigore contemporaneamente alla stessa legge, disciplineranno nei dettagli le procedure e le competenze in materia di protezione dei dati.
4517
In occasione dell'esame del disegno di legge, le Camere federali hanno apportato lievi modifiche all'articolo 27, che non concernono tuttavia il capoverso 2 lettera c.
Inoltre, il Parlamento ha completato l'articolo 27 con l'articolo 28, che disciplina in particolare il trattamento di dati relativi alla salute. Dall'entrata in vigore della legge sul personale federale, la gestione dei dati del personale eseguita dalla Confederazione in quanto datore di lavoro si fonderà su una base legale formale, come richiesto negli articoli 17 e 19 della legge federale sulla protezione dei dati (LPD; RS 235.1).
Nel suo messaggio del 25 agosto 1999 concernente l'istituzione e l'adeguamento di basi legali per il trattamento di dati personali, il Consiglio federale ha precisato che l'Ordinamento dei funzionari del 30 giugno 1927 (RS 172.221.10) non deve più essere adeguato per quanto concerne il trattamento di dati personali degni di particolare protezione o di profili della personalità (FF 1999 7999). Se la legge sul personale federale sarà accettata nella votazione popolare del 26 novembre 2000, il Consiglio federale farà in modo che gli articoli 27 e 28 entrino in vigore già il 1° gennaio 2001 (entrata in vigore graduale secondo l'art. 42 cpv. 2). Se la LPers non sarà accettata dal popolo, verrà sottoposta al Parlamento una modifica dell'Ordinamento dei funzionari.
Dato che ha partecipato all'elaborazione della legge sul personale federale e all'adeguamento delle basi legali per il trattamento dei dati personali, l'Incaricato federale della protezione dei dati ha avuto la possibilità di prendere posizione nell'ambito della procedura di corapporto.
3. Decisione Per questi motivi e in applicazione dell'articolo 27 capoverso 5 nonché dell'articolo 33 capoverso 1 lettera b LPD è deciso: 1. La richiesta del 25 settembre 1996 dell'Incaricato federale alla protezione dei dati è respinta.
2. L'UFPER è autorizzato a proseguire lo sviluppo del sistema centralizzato BV PLUS. Il sistema non comprende soltanto la gestione del salario, bensì tutti i settori del software standard SAP R/3 «HR only» nonché il trattamento dei dati del personale federale memorizzati nel sistema di informazione sul personale.
3. Contro la presente decisione può essere interposto ricorso alla Commissione federale della protezione dei dati, Cancelleria federale, 3003 Berna, entro 30 giorni dalla sua pubblicazione nel Foglio federale. L'atto di ricorso dev'essere inoltrato in due esemplari e deve contenere le conclusioni, i motivi, l'indicazione dei mezzi di prova e la firma del ricorrente o del suo rappresentante.
Possono ricorrere i collaboratori e le collaboratrici della Confederazione i cui dati sono registrati nel sistema di informazione sul personale.
14 agosto 2000
Dipartimento federale delle finanze Il segretario generale: Peter Grütter
4518