Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi del 24 novembre 1999
Il Consiglio federale svizzero emana le seguenti direttive:
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Principi
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Le conferenze internazionali e gli altri incontri, riunioni o assemblee multilaterali, comprese le riunioni di organizzazioni internazionali di seguito denominate «conferenze internazionali» costituiscono un elemento importante della cooperazione fra gli Stati. La decisione relativa a una eventuale partecipazione della Svizzera a una conferenza internazionale dipende innanzitutto dalle seguenti domande: a. Ci sono interessi svizzeri in gioco?
b. La partecipazione è necessaria o per lo meno utile alla tutela di interessi del nostro Paese?
c. La partecipazione della Svizzera può offrire un contributo specifico alla cooperazione internazionale?
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La cooperazione con il Parlamento è retta dall'articolo 47bis a della legge sui rapporti fra i Consigli1.
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La cooperazione con i Cantoni è retta dalle disposizioni della legge federale concernente la partecipazione dei Cantoni alla politica estera della Confederazione2 (LFPC).
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Il Consiglio federale promuove il coinvolgimento di gruppi d'interesse privati svizzeri come associazioni e organizzazioni non governative nelle conferenze internazionali nonché nei rispettivi lavori preparatori e successivi. Li fa partecipare in modo appropriato e può anche integrare i loro rappresentanti nella delegazione.
Per essere ammessi a partecipare, questi gruppi devono fornire un contributo essenziale alla definizione della politica della Svizzera e contribuire a fondare nella politica interna l'oggetto di politica estera trattato.
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Il coinvolgimento delle commissioni federali (Ordinanza del 3 giugno 19963 sulle commissioni) è retto per analogia dal numero 14.
RS 171.11 RS ... (FF 2000 58; la legge è attualmente all'esame del Parlamento, anche se viene provvisoriamente applicata dall'1.9.1996).
RS 172.31 1999-5647
Invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi
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Si rinuncia a coinvolgere le cerchie esterne all'Amministrazione federale di cui ai numeri 14 seg. nei lavori preparatori e successivi o a integrarle nella delegazione se gli interessi superiori della Confederazione lo impongono.
Questi interessi possono in particolare essere addotti in occasione di conferenze internazionali durante le quali si preparano e si negoziano trattati o la fondazione di organizzazioni internazionali.
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Vista la struttura tripartita dell'Organizzazione internazionale del lavoro (OIL), le presenti direttive si applicano solo per analogia alle conferenze e alle riunioni organizzate nel quadro dell'OIL, nonché ai rispettivi lavori preparatori e successivi.
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Lavori preparatori e successivi
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I dipartimenti e gli uffici federali interessati s'informano reciprocamente sugli inviti ricevuti per una partecipazione della Svizzera a conferenze internazionali. L'ufficio federale responsabile coinvolge nei lavori preparatori i servizi federali interessati, segnatamente la Direzione politica del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) e i servizi competenti dell'esecuzione delle decisioni adottate nel corso della conferenza internazionale.
Consulta questi servizi in occasione dell'elaborazione delle posizioni svizzere.
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L'ufficio federale responsabile annuncia le conferenze internazionali alle rappresentanze svizzere interessate e, se appare ragionevole, le coinvolge nei lavori preparatori e successivi. Ne informa la Direzione politica del DFAE.
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È d'obbligo informare e coinvolgere i gruppi d'interesse privati svizzeri di cui al numero 14, in particolare quando questi di propria iniziativa si sono dichiarati interessati alla Conferenza.
L'ufficio federale responsabile o, d'intesa con esso, altri uffici interessati ossequiano tale obbligo permettendo la consultazione di documenti e rapporti o organizzando riunioni informative.
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L'ufficio federale responsabile o i rappresentanti della Svizzera agli incontri preparatori si adoperano già nella fase preparatoria delle conferenze internazionali, qualora appaia adeguato possibile e ragionevole, per ottenere che gli organizzatori prevedano possibilità d'intervento sufficienti per i gruppi d'interesse privati. Se gli organizzatori prevedono possibilità di partecipazione diretta per questi gruppi privati, non è di regola più necessario coinvolgere questi ultimi nella delegazione.
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Questo obbligo di coinvolgimento si applica per analogia ai lavori successivi alla conferenza. L'ufficio federale responsabile presenta ai servizi federali interessati, segnatamente alla Direzione politica del DFAE, nonché alle rappresentanze svizzere interessate e a tutte le parti coinvolte nella preparazione della conferenza un rapporto sullo svolgimento di quest'ultima e sul seguito che è stato previsto.
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Invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi
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Composizione della delegazione
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Dimensioni e composizione della delegazione devono essere adattate alle esigenze della conferenza internazionale. Le competenze tecniche richieste e l'esperienza negoziale costituiscono i criteri principali per la selezione dei delegati. I delegati devono completarsi e avere insieme una panoramica della politica e dell'ordinamento giuridico svizzeri, in particolare delle possibilità di esecuzione delle decisioni che possono essere adottate dalla conferenza internazionale.
Per ottenere una rappresentanza efficiente, il numero dei delegati deve essere il più contenuto possibile. Sono prese in debita considerazione circostanze particolari come la simultaneità dei lavori in commissioni diverse, l'affidamento alla Svizzera di compiti speciali (p. es. la presidenza) o la tutela di interessi particolari.
Qualora si debba limitare il numero dei membri della delegazione, la scelta sarà determinata innanzitutto dall'obiettivo di ottimizzare le competenze tecniche rappresentate nella delegazione tenendo conto della responsabilità del dossier e dell'esperienza negoziale.
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Nella composizione di una delegazione possono essere prese in considerazione le cerchie di cui ai numeri 14 seg. qualora abbiano manifestato un interesse esplicito e soddisfino i requisiti definiti nei numeri 14 e 31. Esse nominano i loro delegati d'intesa con l'ufficio responsabile.
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Il personale delle competenti rappresentanze svizzere all'estero che dispone di conoscenze tecniche utili deve essere coinvolto in occasione della composizione della delegazione. Le rappresentanze svizzere all'estero si adoperano per assistere la delegazione dal profilo logistico, tecnico e del personale. Il loro personale può anche essere ammesso nella delegazione allo scopo di assumere eventuali compiti non prevedibili. In questo caso la partecipazione della rappresentanza non ha alcun influsso sulle dimensioni della delegazione inviata.
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L'ufficio federale responsabile bada che le donne siano adeguatamente rappresentate. L'obiettivo perseguito è la parità fra membri di sesso femminile e membri di sesso maschile.
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Decisione relativa all'invio di delegazioni
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Fatti salvi i casi di cui al numero 44, la decisione di inviare una delegazione svizzera a una conferenza internazionale spetta al Consiglio federale.
42
A questo scopo il dipartimento responsabile sottopone in tempo utile al Consiglio federale una proposta con la descrizione della posizione che la delegazione intende difendere durante la conferenza e, se possibile, la definizione del ruolo di ogni delegato. Se la responsabilità è condivisa da più dipartimenti, questi sottopongono insieme la proposta.
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Invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi
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Occorre consultare gli altri dipartimenti interessati, nonché gli uffici interessati nell'ambito della procedura di consultazione degli uffici.
44
In determinati casi, l'invio, il mandato e la composizione della delegazione possono anche essere decisi a livello di dipartimento o di ufficio. I dipartimenti definiscono le modalità d'applicazione nel loro settore di competenza.
441 Questo è possibile se sono soddisfatte tutte le condizioni seguenti: a. per la partecipazione della delegazione svizzera non sono necessari i pieni poteri del Consiglio federale 4; b. la conferenza si tiene regolarmente, almeno ogni cinque anni; c. dalla conferenza non scaturiscono per la Svizzera nuovi obblighi che esulano dalle competenze dell'ufficio responsabile.
442 La possibilità di prendere una decisione relativa al mandato e alla composizione di una delegazione a livello di dipartimento o di ufficio non dispensa l'ufficio responsabile dall'obbligo di consultare i servizi federali interessati. Se eventuali divergenze in merito non possono essere appianate a livello degli uffici o dei dipartimenti interessati la questione è sottoposta al Consiglio federale. Il dipartimento responsabile elabora una proposta in merito.
443 Qualora sussistano divergenze sul livello al quale può essere presa una decisione relativa a una conferenza, la decisione spetta al Consiglio federale.
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Se nomina esso stesso le delegazioni, il Consiglio federale decide pure dell'ammissione nella delegazione delle cerchie di cui ai numeri 13 segg..
Negli altri casi la decisione compete ai dipartimenti o agli uffici conformemente al numero 44. In caso di divergenze si applica per analogia il numero 443.
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Norme di comportamento della delegazione
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Tutti i membri della delegazione sottostanno alla direzione della delegazione. L'ufficio responsabile deve informare dei loro obblighi in particolare i membri non appartenenti all'Amministrazione federale. Tali obblighi comprendono segnatamente l'eventuale obbligo di osservare il segreto, l'obbligo di condurre negoziati o di fare dichiarazioni in veste di membri della delegazione rispettando le istruzioni della direzione della delegazione, l'obbligo di informare senza indugio la direzione della delegazione su qualsiasi dichiarazione rilasciata a nome della delegazione da un proprio membro al di fuori del contesto negoziale, nonché l'obbligo di partecipare ai lavori preparatori e all'elaborazione del rapporto.
4
Anche quando sono necessari i pieni poteri del Consiglio federale, la decisione può essere presa a livello di dipartimento se agenti dell'Amministrazione federale e delle rappresentanze diplomatiche della Svizzera devono disporre di tali poteri per rappresentare il Paese in riunioni regolari di comitati o di organi istituiti da un trattato.
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Invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi
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Durante la conferenza internazionale la delegazione svizzera cura in modo ottimale i contatti con i rappresentanti interessati dei gruppi d'interesse svizzeri presenti a titolo indipendente o con i delegati di gruppi d'interesse internazionali che rappresentano anche gruppi d'interesse svizzeri.
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Disposizioni amministrative
61
Per il personale dell'Amministrazione federale valgono le corrispondenti disposizioni amministrative, in particolare per quanto concerne la rifusione di spese, le indennità, la scelta del mezzo di trasporto e il computo del tempo di lavoro.
611 Le indennità sono stabilite d'intesa con il Dipartimento federale delle finanze (Ufficio federale del personale).
612 Le spese causate dal personale federale partecipante a conferenze internazionali sono a carico degli uffici da esso rappresentati (rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese]).
62
Le spese causate dai delegati che non appartengono all'Amministrazione federale possono essere interamente o parzialmente assunte dalla Confederazione. Di regola essa assume al massimo le spese di tre delegati di questa categoria.
Di regola le spese causate dai delegati cantonali non sono assunte dalla Confederazione; eventualmente però essa ne assume al massimo la metà.
63
L'assunzione delle spese dei delegati che non appartengono all'Amministrazione federale è iscritta nelle rubriche seguenti: 631 L'assunzione delle spese è a carico della sottorubrica «Vom Bundesrat bestellte Abordnungen» [delegazioni designate dal Consiglio federale] quando la delegazione è stata nominata dal Consiglio federale conformemente al numero 415. L'assunzione delle spese deve figurare nella proposta sottoposta al Consiglio federale.
632 L'assunzione delle spese è a carico della rubrica «Dienstleistungen Dritter» [prestazioni di servizio di terzi] (sottorubrica «Kommissionen und Honorare» [Commissioni e onorari]) o a carico di una rubrica specifica relativa ai contributi, di regola, dell'ufficio federale responsabile, quando la delegazione è stata nominata in applicazione del numero 44.
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Le spese del personale federale e dei terzi coinvolti (in particolare per i delegati e i consulenti tecnici dei datori di lavoro e dei lavoratori) per la partecipazione a conferenze e riunioni dell'Organizzazione internazionale del lavoro (OIL), incluse eventuali spese accessorie, sono a carico del credito speciale del Segretariato di Stato dell'economia. Questa disposizione non si
Gli uffici gestiti con mandato di prestazioni e budget globale (uffici GEMAP) possono finanziare delegati supplementari con i propri mezzi.
Invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi
applica ai rappresentanti del DFAE, le cui spese sono rimborsate conformemente al numero 61.
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Le spese accessorie per gli inviti, il noleggio di locali e di automobili e altre spese sono a carico della rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese] (sottorubrica «Vom Bundesrat bestellte Abordnungen» [delegazioni designate dal Consiglio federale]) quando la delegazione è inviata per decisione del Consiglio federale (n. 41). Negli altri casi (procedura secondo il n. 44) queste spese sono a carico della rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese] dell'ufficio federale responsabile.
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I lavori commissionati dall'Amministrazione federale ad altri enti interessati nel quadro dei lavori preparatori e successivi di conferenze internazionali e per i quali è stata prevista un'indennità sono di regola a carico dell'ufficio che li ha commissionati. Su richiesta, questi lavori possono in via eccezionale essere finanziati parzialmente o integralmente dal DFAE sempreché quest'ultimo vi acconsenta e disponga dei fondi necessari.
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Disposizioni finali Le direttive del 2 dicembre 1985 concernenti l'invio di delegazioni a riunioni multilaterali sono abrogate.
Le presenti direttive entrano in vigore il 1° dicembre 1999.
24 novembre 1999
In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Ruth Dreifuss Il cancelliere della Confederazione, François Couchepin
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