Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali del 7 dicembre 2012
Il Consiglio federale svizzero emana le seguenti direttive: 1
Principi
11
Le conferenze internazionali e gli altri incontri, riunioni e assemblee multilaterali comprese le riunioni di organizzazioni internazionali , qui appresso «conferenze internazionali», costituiscono un elemento importante della cooperazione fra gli Stati.
12
La Svizzera partecipa a una conferenza internazionale: a. se la sua partecipazione è necessaria o per lo meno utile alla tutela degli interessi del nostro Paese; oppure b. se essa può offrire un contributo specifico alla cooperazione internazionale.
13
La cooperazione con il Parlamento è retta dall'articolo 152 della legge del 13 dicembre 20021 sul Parlamento.
14
La cooperazione con i Cantoni è retta dalla legge federale del 22 dicembre 19992 concernente la partecipazione dei Cantoni alla politica estera della Confederazione.
15
Gruppi d'interesse svizzeri, quali associazioni e organizzazioni non governative, possono essere coinvolti nelle conferenze internazionali e nei relativi lavori preparatori e successivi. Se del caso, essi partecipano in modo appropriato e i loro rappresentanti possono essere inclusi nella delegazione.
Per essere ammessi a partecipare, questi gruppi devono poter fornire un contributo essenziale alla definizione della politica della Svizzera e contribuire a integrare nella politica interna l'oggetto di politica estera trattato.
16
Il coinvolgimento delle commissioni extraparlamentari è retto per analogia dal numero 15.
17
Le cerchie di cui ai numeri 15 e 16 non sono coinvolte nei lavori preparatori e successivi né integrate in una delegazione se interessi superiori della Confederazione lo impongono. Tali interessi possono in particolare essere invocati in occasione di conferenze internazionali durante le quali si preparano e si negoziano trattati vincolanti o la costituzione di organizzazioni internazionali.
1 2
RS 171.10 RS 138.1
2012-2343
8341
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali
18
Vista la struttura tripartita dell'Organizzazione internazionale del lavoro (OIL), le presenti direttive si applicano solo per analogia alle conferenze e alle riunioni organizzate nel quadro dell'OIL nonché ai relativi lavori preparatori e successivi.
2
Lavori preparatori e successivi
21
I dipartimenti e gli uffici federali interessati si informano reciprocamente sugli inviti ricevuti per la partecipazione della Svizzera a conferenze internazionali. L'ufficio federale responsabile coinvolge nei lavori preparatori i servizi federali interessati, segnatamente la Direzione politica del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) e i servizi competenti dell'esecuzione delle decisioni che saranno adottate nel corso della conferenza internazionale. Consulta tali servizi in vista della definizione delle posizioni svizzere.
22
L'ufficio federale responsabile annuncia le conferenze internazionali alle rappresentanze svizzere interessate e, se appare ragionevole, le coinvolge nei lavori preparatori e successivi.
23
L'ufficio federale responsabile può informare i gruppi d'interesse svizzeri di cui ai numeri 15 e 16 se questi si sono dichiarati interessati alla conferenza.
24
Il numero 23 si applica per analogia anche ai lavori successivi alla conferenza. L'ufficio federale responsabile presenta ai servizi federali interessati, segnatamente alla Direzione politica del DFAE, nonché alle rappresentanze svizzere interessate e a tutte le cerchie coinvolte nella preparazione della conferenza, un rapporto concernente lo svolgimento di quest'ultima e il seguito dei lavori previsto.
3
Composizione della delegazione
A
Rappresentanza
31
Dimensioni e composizione della delegazione devono essere adattate alle esigenze della conferenza internazionale. Le competenze tecniche richieste e l'esperienza negoziale costituiscono i criteri principali per la selezione dei delegati. I delegati devono completarsi vicendevolmente e avere insieme una panoramica generale della politica svizzera e dell'ordinamento giuridico, in particolare delle possibilità di esecuzione delle eventuali decisioni della conferenza internazionale.
Nell'ottica di una rappresentanza efficiente, il numero dei delegati deve essere il più contenuto possibile. Sono prese in debita considerazione circostanze particolari quali la simultaneità dei lavori in commissioni diverse, l'affidamento alla Svizzera di compiti speciali (p. es. la presidenza) o la tutela di interessi particolari.
Qualora occorra limitare il numero dei membri della delegazione, la scelta è determinata innanzitutto dall'obiettivo di ottimizzare le competenze tecniche
8342
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali
rappresentate nella delegazione tenendo conto della responsabilità del dossier e dell'esperienza negoziale.
32
Di una delegazione possono far parte le cerchie di cui ai numeri 15 e 16 qualora soddisfino i requisiti definiti nei numeri 15 e 31. Esse nominano i loro delegati d'intesa con l'ufficio responsabile. Il numero di tali delegati non può essere superiore a tre unità.
33
Il personale delle competenti rappresentanze svizzere all'estero che dispone di conoscenze tecniche utili deve essere aggregato alla delegazione. Le rappresentanze svizzere all'estero assistono la delegazione dal profilo logistico, tecnico e del personale. Il loro personale può anche essere aggregato alla delegazione per far fronte a eventuali compiti non prevedibili. In questo caso la partecipazione della rappresentanza non ha alcun influsso sulle dimensioni della delegazione inviata.
34
L'ufficio federale responsabile provvede affinché le donne siano adeguatamente rappresentate nella delegazione. L'obiettivo perseguito è la parità fra membri di sesso femminile e membri di sesso maschile.
B.
Conferimento temporaneo di un titolo
35
Se i criteri comuni (n. 36) e specifici (n. 37 e 38) sono soddisfatti, il Consiglio federale conferisce temporaneamente i seguenti titoli: a. segretario di Stato; b. ambasciatore e ministro3.
Criteri comuni di conferimento
36
I titoli di cui al numero 35 possono essere conferiti esclusivamente alle seguenti condizioni4: a. il titolare della funzione rappresenta gli interessi della Svizzera nell'ambito di una specifica conferenza internazionale, di un gruppo di lavoro o di negoziati; b. il titolare della funzione dispone delle competenze decisionali necessarie; c. il conferimento del titolo garantisce alla Svizzera uno statuto equivalente a quello degli Stati partner nei negoziati internazionali; d. il titolo è vincolato alla funzione e conferito per la durata della conferenza internazionale, dell'incontro del gruppo di lavoro o dei negoziati internazionali.
Criteri specifici di conferimento
37
3 4
Il titolo di segretario di Stato (n. 35 lett. a) può essere conferito a persone dell'Amministrazione federale che, su mandato, rappresentano la Svizzera in negoziati internazionali al più alto livello (art. 46 della legge del 21 marzo
Il titolo di ministro è inferiore al rango di ambasciatore.
Decisione del Consiglio federale del 29 giugno 2011.
8343
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali
19975 sull'organizzazione del Governo e dell'Amministrazione), o per ragioni diplomatiche o protocollari; i negoziati internazionali sono considerati al più alto livello quando le delegazioni degli Stati parte comprendono membri di governo o segretari di Stato.
38
Fatto salvo l'articolo 3 capoverso 2 dell'ordinanza del 3 luglio 20016 sul personale federale, un titolo diplomatico (n. 35 lett. b) può essere conferito soltanto se necessario per tutelare gli interessi della Svizzera.
39
Il DFAE e il Dipartimento federale delle finanze (DFF, [Ufficio federale del personale, UFPER]) vanno consultati prima della decisione di conferimento.
4
Decisione relativa all'invio di delegazioni
41
Il Consiglio federale determina il mandato delle delegazioni svizzere a conferenze internazionali, fatti salvi i casi di cui al numero 44.
42
A questo scopo il dipartimento responsabile sottopone in tempo utile al Consiglio federale una proposta con la descrizione della posizione che la delegazione intende difendere durante la conferenza internazionale e la definizione dei compiti di ogni delegato. Se la responsabilità è condivisa da più dipartimenti, questi sottopongono insieme la proposta.
43
Tali proposte devono comunque essere oggetto di una procedura di consultazione degli uffici.
431
Fermo restando il numero 3 lettera B, i dipartimenti determinano le dimensioni e la composizione delle delegazioni. Se i dipartimenti non riescono ad accordarsi, la decisione spetta al Consiglio federale.
44
In determinati casi, l'invio e il mandato della delegazione possono anche essere decisi a livello di dipartimento o di ufficio. I dipartimenti definiscono le modalità d'applicazione nel loro settore di competenza.
441
Tale procedura può essere prevista nei casi in cui: a. per la Svizzera non insorgono nuovi obblighi che esulano dalle competenze del dipartimento o dell'ufficio responsabile e: la conferenza ha un'importanza politica limitata, oppure i negoziati si svolgono sotto l'egida di un'organizzazione internazionale di cui la Svizzera è membro e il cui obiettivo è contribuire allo sviluppo del diritto internazionale; b. il Consiglio federale ha già impartito un mandato sufficiente in termini generali o in occasione di una precedente conferenza analoga.
442
Il fatto che il mandato di una delegazione possa essere deciso a livello di dipartimento o di ufficio non dispensa l'ufficio responsabile dall'obbligo di consultare i servizi federali interessati. Se eventuali divergenze non possono essere appianate a livello degli uffici o dei dipartimenti interessati, la questione
5 6
Versione del 18 settembre 2012 (FF 2012 7243) RS 172.220.111.3
8344
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali
è sottoposta al Consiglio federale. Il dipartimento responsabile elabora una proposta in merito.
443
Qualora sussistano divergenze sul livello al quale può essere presa una decisione relativa a una conferenza, la decisione spetta al Consiglio federale.
5
Pieni poteri
51
I pieni poteri negoziali designano la delegazione svizzera e la abilitano a partecipare alla conferenza internazionale. Se del caso, includono la facoltà di adottare o di parafare i testi definitivi prodotti dai negoziati, nonché di firmare l'Atto finale della conferenza. Per la firma di un trattato internazionale sono generalmente necessari pieni poteri specifici, attribuiti mediante documento separato.
52
Fatti salvi i numeri 53 e 54 e ferme restando le competenze d'ufficio del presidente della Confederazione e del capo del DFAE, i pieni poteri negoziali e di firma sono conferiti dal Consiglio federale.
53
La decisione di conferire i pieni poteri per la firma di trattati internazionali di competenza di un dipartimento, di un gruppo d'interesse o di un ufficio è delegata al presidente della Confederazione7 conformemente alla procedura disciplinata nelle Direttive della Cancelleria federale (CaF) per gli affari del Consiglio federale (Raccoglitore rosso).
54
Se la decisione riguardante l'invio e il mandato della delegazione compete al dipartimento o all'ufficio (n. 44), ma sono comunque necessari i pieni poteri, la decisione di conferimento degli stessi è delegata al presidente della Confederazione. La procedura ad hoc di cui al numero 53 si applica mutatis mutandis.
55
Se non vi è certezza circa la necessità dei pieni poteri, la decisione del Consiglio federale può prevedere che vengano preparati soltanto in caso di bisogno8.
6
Norme di comportamento della delegazione
61
Tutti i membri della delegazione sottostanno alla direzione della delegazione. L'ufficio responsabile deve informare dei loro obblighi in particolare i membri non appartenenti all'Amministrazione federale. Tali obblighi comprendono segnatamente l'eventuale obbligo di osservare il segreto, l'obbligo di condurre negoziati o di rilasciare dichiarazioni in veste di membro della delegazione rispettando le istruzioni della direzione della delegazione, l'obbligo di informare senza indugio la direzione della delegazione su qualsiasi dichiarazione rilasciata a titolo personale da un membro della delegazione al di fuori del contesto negoziale e l'obbligo di partecipare ai lavori preparatori e all'elaborazione del rapporto.
7 8
Decisione del Consiglio federale del 9 marzo 2012.
«In caso di bisogno, il [sigla del dipartimento/ufficio] è incaricato di preparare i pieni poteri necessari e di trasmettere il documento alla CaF per la formulazione definitiva.»
8345
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali
62
Durante la conferenza internazionale la delegazione svizzera cura nel modo migliore possibile i contatti con i rappresentanti interessati dei gruppi d'interesse svizzeri presenti a titolo indipendente o con i delegati di gruppi d'interesse internazionali che rappresentano anche gruppi d'interesse svizzeri.
7
Disposizioni amministrative
71
Il personale dell'Amministrazione federale soggiace alle pertinenti disposizioni amministrative, in particolare per quanto concerne la rifusione di spese, le indennità, la scelta del mezzo di trasporto e il computo del tempo di lavoro.
711
Le indennità sono stabilite d'intesa con il DFF (UFPER).
712
Le spese del personale federale partecipante a conferenze internazionali sono a carico degli uffici da esso rappresentati (rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese per beni e servizi]).
72
Le spese dei delegati dell'Assemblea federale e dei Cantoni, nonché dei delegati di cui ai numeri 15 e 16, non sono di regola assunte dalla Confederazione. In caso contrario, le spese sono a carico del dipartimento competente.
73
Per quanto concerne la partecipazione a conferenze e riunioni dell'OIL, le spese del personale federale e dei terzi coinvolti (in particolare dei delegati e dei consulenti tecnici dei datori di lavoro e dei lavoratori), incluse le eventuali spese materiali, sono a carico del credito speciale della Segreteria di Stato dell'economia. Questa disposizione non si applica ai rappresentanti del DFAE, le cui spese sono rimborsate conformemente al numero 71.
74
Le spese materiali per gli inviti, per la locazione di uffici e per il noleggio di automobili, nonché le spese analoghe, sono imputate alla rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese per beni e servizi] (sottorubrica «Vom Bundesrat bestellte Abordnungen» [delegazioni designate dal Consiglio federale]), se la delegazione è inviata per decisione del Consiglio federale (n. 41). Negli altri casi (n. 44), queste spese sono imputate alla rubrica «Übrige Sachausgaben» [altre spese per beni e servizi] dell'ufficio federale responsabile.
75
I lavori commissionati dall'Amministrazione federale ad altri enti interessati nel quadro dei lavori preparatori e successivi di conferenze internazionali e per i quali è stata prevista un'indennità sono di regola a carico dell'ufficio che li ha commissionati. Su richiesta, questi lavori possono in via eccezionale essere finanziati parzialmente o integralmente dal DFAE, sempreché quest'ultimo vi acconsenta e disponga dei fondi necessari.
8346
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali
8
Disposizioni finali
Le direttive del 1° febbraio 20069 concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali, nonché i relativi lavori preparatori e successivi sono abrogate.
Le presenti direttive entrano in vigore il 7 dicembre 2012.
7 dicembre 2012
In nome del Consiglio federale svizzero: La presidente della Confederazione, Eveline Widmer-Schlumpf La cancelliera della Confederazione, Corina Casanova
9
FF 2006 2309
8347
Direttive concernenti l'invio di delegazioni a conferenze internazionali
8348