Istruzioni sul rinnovo integrale delle commissioni extraparlamentari, degli organi di direzione e dei rappresentanti della Confederazione del 3 aprile 2003
La Cancelleria federale, visto l'articolo 20 capoverso 1 dell'ordinanza del 3 giugno 19961 sulle commissioni extraparlamentari, nonché gli organi di direzione e i rappresentanti della Confederazione (ordinanza sulle commissioni), emana le istruzioni seguenti:
1. Campo d'applicazione Le presenti istruzioni si applicano a tutti gli organi permanenti soggetti all'ordinanza sulle commissioni e i cui membri sono eletti dal Consiglio federale.
2. Verifica della necessità degli organi Nell'ambito della preparazione del rinnovo integrale delle commissioni, i dipartimenti e la Cancelleria federale verificano se gli organi loro subordinati siano ancora necessari ed eventualmente se sia opportuno raggrupparli.
3. Competenza 3.1
I dipartimenti e la Cancelleria federale sono responsabili che gli organi loro subordinati adempiano le disposizioni generali, segnatamente quelle dell'ordinanza sulle commissioni.
3.2
Essi osservano in particolare le disposizioni concernenti: a. il numero di membri delle commissioni (art. 6 dell'ordinanza sulle commissioni); b. le condizioni di eleggibilità (art. 7 dell'ordinanza sulle commissioni); c. la scelta dei membri (art. 8 dell'ordinanza sulle commissioni); d. la composizione rappresentativa (art. 9 dell'ordinanza sulle commissioni);
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RS 172.31
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e.
f.
la rappresentanza dei sessi (art. 10 dell'ordinanza sulle commissioni); la durata del mandato e la limitazione della durata della funzione (art. 14 e 15 dell'ordinanza sulle commissioni).
3.3
Qualsiasi eccezione alle disposizioni dell'ordinanza sulle commissioni concernente il numero di membri (art. 6), la scelta di membri dell'Assemblea federale in seno a una commissione (art. 8 cpv. 2), la rappresentanza di donne nelle commissioni (art. 10 cpv. 2) e la limitazione della durata della funzione (art. 15 cpv. 2) deve essere motivata.
3.4
I membri delle commissioni che esercitano la loro funzione a tempo pieno possono svolgere la loro attività fino alla fine dell'anno in cui compiono 70 anni. Proposte di nomina di membri a tempo pieno che, per raggiunti limiti di età, si ritirano prima della scadenza del loro mandato di quattro anni devono essere motivate.
4. Rilevamento e immissione dei dati 4.1
Il rilevamento e l'acquisizione dei dati necessari per il rinnovo integrale delle commissioni si effettuano in forma elettronica nella banca dati centrale.
4.2
I dipartimenti sono responsabili dell'acquisizione e dell'aggiornamento dei dati degli organi loro subordinati.
4.3
La Cancelleria federale mette a disposizione dei dipartimenti il sofware necessario per il rinnovo integrale delle commissioni e per la successiva gestione dei dati che le concernono.
4.4
La Cancelleria federale, sulla base dei dati dei dipartimenti, allestisce un elenco elettronico degli organi rilevati. L'elenco è accessibile al pubblico ed è disponibile su Internet.
4.5
La Cancelleria federale coordina e sostiene i lavori dei dipartimenti. Essa allestisce uno scadenzario per ogni rinnovo integrale delle commissioni.
5. Proposta al Consiglio federale e rapporto alle Camere 5.1
La Cancelleria federale sottopone al Consiglio federale una proposta per il rinnovo integrale delle commissioni.
5.2
Dopo il rinnovo integrale delle commissioni, la Cancelleria federale redige il rapporto sulla composizione delle commissioni extraparlamentari permanenti e lo sottopone al Consiglio federale a destinazione delle Camere.
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6. Comunicazione ai membri che si sono ritirati e ai neoeletti 6.1
Il segretario generale del dipartimento informa i membri degli organi di nuova formazione.
6.2
La cancelliera della Confederazione informa le presidenze uscenti e quelle di nuova nomina.
7. Entrata in vigore Le presenti istruzioni entrano in vigore il 3 aprile 2003.
3 aprile 2003
Cancelleria federale svizzera: La cancelliera della Confederazione, Annemarie Huber-Hotz
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